Kira Takip Excel’i Oluşturma Aracı

Gayrimenkul sahibi olmak kira gelir elde etme imkanı sağlarken, özellikle birden fazla gayrimenkule sahip olarak kira gelir elde ettiğinizde ise muhasebe işlemlerini takip etmek bazen zorlaşabilir. Her şeyi daha kolay hale getirebilecek şekilde de kira takip aracı gibi pratik bir yazılımdan yararlanmayı tercih edebilirsiniz.

Kira Takip Aracı Nedir?

Gayrimenkullerinizin takibini gerçekleştirebileceğiniz şekilde kiraya vermiş olduğunuz bu gayrimenkullerde kira ödemelerini, kiracıları ve gayrimenkulün durumunu ya da istediğiniz diğer özellikleri takip edebilmenizi sağlayan araçtır.

Yazılım üzerinde ödeme tarihleri, ödeme miktarları, gecikmeler ve kiracılar gibi bilgiler takip edilebilir. Bu sayede de istenilen dönemlerde şeffaf raporlar elde edilebilir. Takip aracı, mülk sahibine aşağıda da sayılabilecek bazı önemli işlevler sağlayabilir.

• Sözleşmeleri dijital ortamda arşivleme

• Bina giderleri ve aidatları takip edebilme

• Kiracılara bildirimler, hatırlatmalar ve mesajlar gönderebilme

• Kira artışlarını tek tık ile hesaplayabilme

• Bankalar ile entegrasyon sağlanması sayesinde otomatik tahsilat ve gelir takibi yapabilme

• Gelir ve giderleri istenen an tüm detayları ile raporlayabilme

Kira Takip Aracı Ne İşe Yarar? 

Gayrimenkul sahiplerinin kullanabileceği kira takip aracı aynı zamanda kiracılar tarafından da kullanılabilecek bir yazılım olmak ile birlikte özellikle gayrimenkul sahipleri için önemli kolaylıklar sağlar.

Kira takip aracı sayesinde kira ve kiracı bilgilerini takip etmek, kira ödemelerini takip etmek ve gelir takibi yapmak gibi önemli avantajlar elde edilebilmektedir. Özellikle de aşağıda sayılabilecek avantajlar kira takip aracı ile elde edilebilmektedir. 

• Gayrimenkul sahipleri kiraların ödeme tarihlerini, gayrimenkul kira sözleşmesi tarihlerini ve zam tarihlerini uygulamada takip edebilir. Üstelik bu işlemler tek bir gayrimenkul veya birden fazla mülk için yapılabilir.

• Kira sözleşmesi yenileme dönemlerinde hukuki ölçülere ve TÜFE gibi bilgilere göre otomatik kira artışlarını yapabilir. 

• Her gayrimenkul için oluşturulan gelir tablosu ile ayrı ayrı veya toplu gelir takibi yapılabilir. 

• Periyodik olarak kirası alınan veya geciken gayrimenkuller takip edilebilir. Gecikme durumlarında da kiracılara otomatik bildirim sağlanabilir.

• Kira sözleşmeleri, ödeme makbuzları, aidat makbuzları, fatura ödeme makbuzları ve depozito senetleri gibi belgeler dijital ortamda bulut üzerinde muhafaza edilebilir.

• Gayrimenkul sahibi ve kiracı ödeme günlerinde bildirim alabilir. 

• Sözleşme takibi ile yenileme ve artış dönemlerinde uyarı alınabilirken aksama yaşanmadan raporlar ile gelir takibi yapılabilir. 

Kiracı Ve Kira Bilgilerini Tek Yerde Toplama 

Kira takip aracı sayesinde bir veya birden fazla gayrimenkul için kiracı bilgilerini ve kira bilgilerini tek bir noktada toplayarak birlikte takip etme fırsatı elde edilebilir. Tek noktada toplanan bilgiler ile eş zamanlı daha kolay takip sağlanabilir.

Ödenen Ve Ödenmeyen Kiraları Otomatik Gösterme

Kiralık gayrimenkullerinizde kiracıların ödeme yapması ile birlikte eş zamanlı olarak bu ödeme bilgisi sisteme girerken, ödenmiş ya da ödenmemiş kiraları otomatik bir şekilde takip etme fırsatı elde edilir.

Toplam Kira Gelirini Otomatik Hesaplama 

Herhangi bir gayrimenkul veya birden fazla gayrimenkul için aylık, belirli bir dönem aralığında, yıllık veya geçmiş dönemlere bağlı olarak kira gelirleri otomatik bir şekilde uygulamada hesap edilebilir. 

Kimler Kullanmalı?

Kira takip aracı öncelikli olarak gayrimenkul sahipleri başta olmak üzere ev sahipleri, dükkan sahipleri, kurumsal ticarethane sahipleri veya apartman yöneticileri gibi birçok kişi tarafından kullanılabilir. 

Ev Sahipleri 

Ev sahipleri sahip oldukları gayrimenkulün kira gelirlerini takip edebilmek, kiracı bilgilerini daha rahat bir şekilde takip edebilmek, zam oranları, zam zamanı ya da sözleşme yenileme tarihi gibi birçok ayrıntıyı takip edebilmek için kira takip aracı kullanabilir.

Apartman Ve Site Yöneticileri

Apartman veya site gibi toplu yapılar içerisinde yine kat maliklerinin ortaklığında bulunan gayrimenkullerin kiraya verilmesi durumunda apartman ve site yöneticileri kira takibini ve kiracı takibini uygulama üzerinde kolaylıkla gerçekleştirebilir. 

Birden Fazla Kiracısı Olan Kişiler 

Özellikle birden fazla gayrimenkule sahip olarak yine birden fazla kiracıya konut ya da ticarethane kiraya vermiş olan kişiler karmaşa yaşamamak ve daha kolay bir şekilde gelir takibi yapabilmek için kira takip aracı kullanabilir.

Araçta Girilmesi Gereken Bilgiler 

Kira takip aracı içerisinde bir gayrimenkulün kira takibinin yapılabilmesi için mutlak bir şekilde gayrimenkul, kiracı veya gelir ile ilgili belirli bilgilerin sisteme kaydedilmiş olması gerekir. Çünkü eksiksiz girilen tüm bilgiler takibin eksiksiz şekilde yürütülmesini sağlayacaktır.

Bina Veya Mülk Adı

Öncelikle kiraya verilen gayrimenkulün yer aldığı binanın ismi veya özel bir şekilde gayrimenkul için belirlemiş olduğunuz ismin sisteme girilmesi gerekir. Örneğin, “A Apartmanı 2. Kat” ya da “B Mahallesi C Sokak 4 numaralı dükkan” gibi bir gayrimenkul ismi kaydı yapabilirsiniz. 

Yıl Bilgisi 

Gayrimenkulün hangi tarihte sizin sahipliğinize geçtiği, hangi tarih itibarı ile ilk defa kiraya verildiği ve kaç yıldır ya da kaç aydır kirada bulunarak sözleşme başlatıldığı sisteme kaydedilebilir. 

Daire Numarası

Apartmanlarda bizatihi daire numaraları ve sokaklarda da ticarethane ve dükkan gibi gayrimenkullerde de yerel yönetim tarafından gayrimenkule verilmiş numara kaydedilebilir. 

Kiracı Adı

Gayrimenkulü kiralamış olan kiracının adı başta olmak üzere soyadı, telefon, iletişim bilgileri, eğer evli ise eşi ile birlikte karı-koca isimleri ve sözleşme dahilinde bulunan kimlik numarası gibi bilgiler kayıt edilebilir. Firmalar, kurumlar, işletmeler ve tüzel kişiliklere kiralanan mülklerde de kurum adı ile birlikte yetkili kişinin adı sisteme kaydedilebilir.

Aylık Kira Tutarı

Gayrimenkul için kararlaştırılmış olan ve düzenli bir şekilde ödenecek aylık kira tutarı sisteme girilebilir.

Kira Ödeme Günü

Kiranın ayın hangi gününde veya hangi günler aralığında nasıl bir yöntem ile ödeneceği sisteme girilebilir.

Kira Başlangıç Tarihi

Kiralanan gayrimenkulün hangi tarihten itibaren adı girilmiş kişiye kiralandığı ifade edilmelidir. 

Aidat Tutarı

Apartman ve sitelerde kiracının mesuliyetinde bulunacak ve düzenli ödenmesi gereken aidat miktarı da uygulamaya girilmelidir.

Depozito Tutarı

Kiranın başlangıcı ile birlikte kiracıdan alınmış olan depozitonun miktarı, depozitonun nasıl muhafaza edildiği ve nasıl geri ödeneceği sisteme girilebilir.

Geciken Kira Nasıl Hesaplanır? 

Kira ödemelerinde bazı durumlarda kiracılar bilerek veya mecburi olarak kira ödemesini geciktirebilir. Bu durumu daha rahat takip edebilmek için kira takip aracı kullanılırken, sistem içerisinde kiranın gecikme durumu da hesaplanabilir.

Kira Ödeme Günü İle Ödeme Tarihini Karşılaştırma

Daha önceden gayrimenkul ile birlikte kiraya veriliş tarihi ve kiranın ödeme günü sisteme kaydedilmiş olduğu için aynı gayrimenkul açısından kira ödemesinin yapıldığı tarih de sisteme otomatik bir şekilde kaydolacaktır. Bu sayede ödeme tarihinin daha önce belirlenmiş kira ödeme gününden geç olması durumunda kira gecikmesi hesaplanabilir ve gereğinde kiracıya bildirim yapılabilir. 

Geciken Gün Sayısını Belirleme

Kira ödeme günü sistemde kayıtlı durumda olduğu için geç ödeme yapıldığında geciken gün sayısı ödeme tarihi ile ödenmesi gereken gün arasında bulunan gün sayısı farkı ile kolaylıkla belirlenebilir. 

Eksik Veya Geç Ödemeleri Tespit Etme

Sisteme gayrimenkul kaydı yapılırken kira ödeme günü ve kira miktarı net bir şekilde kayıt altına alınır. Kiracı kira ödemesini gerçekleştirdiği anda eğer normal ödeme gününden daha sonra ödemiş ise geç ödeme durumu uygulama tarafından direkt olarak tespit edilir. Ayrıca ödemede bir eksiklik bulunması durumunda da benzer bir şekilde uygulama kira miktarındaki bu eksikliği tespit ederek size ve kiracıya bildirim verir. 

Kira Takibinde Yapılan Yaygın Hatalar

Gayrimenkul sahipleri bilhassa birden fazla gayrimenkule sahip olduklarında kira takibi gerçekleştirirken birçok hata yapabilmektedir. Bazen ödeme günlerinin doğru takip edilmemesi, bazen sözleşme tarihlerinin karıştırılması, bazen banka hesaplarında takibin doğru bir şekilde yapılmaması gibi birçok hata kira takibinde problemlere yol açabilmektedir. Kira takip aracı bu problemleri ortadan kaldırabilecek şekilde düzenlenmiş olsa da özellikle uygulamanın kullanılmaması durumunda farklı hatalar ile karşılaşılabilmektedir.

Kira Ödemelerini Düzenli Kayıt Altına Almama

Kira takip aracının kullanılmadığı dönemlerde birden fazla gayrimenkul üzerinden kira geliri elde ediliyorsa, gayrimenkul sahipleri düzenli yapılan ödemeleri kayıt altına almadan da ilerleyen dönemde ihtiyaç halinde takip sorunları yaşanabilir. Hangi kiranın zamanında ödendiği, tam olarak ödenip ödenmediği ve ödemede bir aksama olup olmadığı bu sayede takip edilebilir. 

Geciken Kiraları Takip Etmeme

Bazı durumlarda kiracılar ödemelerini geciktirmeyi bilinçli veya bilinçsiz olarak tercih ederken, özellikle gayrimenkul sahibinin bilgisi dışında yaşanan gecikmeler gelir takibinde de problemler oluşturabilir. Eğer gayrimenkul sahibi olarak geciken kiraları düzenli takip etmezseniz, gelirlerinizin düzenli bir akışa sahip olmadığına da şahit olabilirsiniz. Bir süre sonrasında ortaya çıkan karışıklık gelir takibinde kontrolsüz bir duruma neden olabilir. 

Excel Dosyasını Güncel Tutmama

Özellikle kira takip aracı yerine bugün birçok kişi halen bilgisayar üzerinde kayıtlı bir Excel dosyası kullanarak kira takibi yapmaya çalışırken, dosyanın güncel tutulmaması problemi sıklıkla görülmektedir. Her kiracı değişimi ile birlikte yeniden bilgilerin girilmesi, sözleşme tarihinin girilmesi, yeni kira bedelinin kaydedilmesi ve kira ödeme gününün kayıt altına alınması gerekir. Bu güncellemeler yapılmadığında kısa vade içerisinde kira takibinde problemler ile karşılaşılabilir. 

Birden fazla daire için kira takibi aynı Excel'de yapılabilir mi? 

Aynı Excel dosyası içerisinde birden fazla gayrimenkulün kira takibi yapılabilse de her seferinde bilgilerin, hesaplamaların, girdilerin ve rakamların birebir olarak değiştirilmesi ve asla aksatılmaması gerekir. Oysa takip aracı çok basit veri girişleri ile takibi daha kolay bir hale getirmektedir. 

Kira takip Excel indirildikten sonra düzenlenebilir mi? 

Araç üzerinde yapılan kayıtlar ile birlikte istenilen zamanlarda Excel dosyası indirilerek üzerinde isteğe bağlı düzenlemeler yapılabilir.

Her daire için ayrı kira takip tablosu oluşturulur mu?

Her gayrimenkul için ayrı bir kira takip tablosu oluşturularak da ayrı ayrı takip yapılabilir. 

Geciken kira gün sayısı Excel'de otomatik hesaplanır mı?

Excel kullanımında belirli bir formül ile birlikte bu hesaplamayı yapmak mümkün olsa da takip aracı üzerinde otomatik bir şekilde girilen veriler ile hesap yapılabilmektedir.

Excel dosyasında ödeme durumu takip edilebilir mi?

Excel dosyalarında veriler elle girilip kayıt altına alınmadıktan sonra sistemin otomatik bir şekilde ödeme durumunu takip etmesi zor olabilmektedir. 

Site ve apartman yöneticileri bu aracı kullanabilir mi?

Site ve apartmanlara dahil olarak genellikle kat maliklerinin ortaklığında bulunan depo, dükkan veya açık alanların kiraya verilmesi durumunda yine kira gelirinin düzenli takip edilmesi gerekir. Bu durumda site ve apartman yöneticileri de kira takip aracı kullanarak avantaj elde edebilir.